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Relatórios de estoque: o que o seu precisa ter

Já começo esse texto com verdades: quando se fala em relatórios de estoque, especificamente para e-commerces, pouca gente faz. Mas calma, também não acho que não tem nada de errado nisso. Veja bem:

Hoje, ter os pedidos organizados não é nenhum bicho de sete cabeças, principalmente quando se tem uma ferramenta de ERP ou mesmo um portal de vendas básico – com a própria plataforma do e-commerce ou marketplace que você trabalha já dá pra se ter uma orientação do que está saindo.

Mas e quando se tem um e-commerce funcionando junto com a loja física? Se você também vende nas mídias sociais do jeito mais simples, recebendo o pedido via direct? Neste caso, é uma questão de tempo até ter algum problema com quebra de inventário – a não ser que você tenha relatórios de estoques bem organizados, que trazem as informações certas para você.

Pode ficar tranquilo que o meu papel aqui não é fazer que você tenha nem um minuto a mais de trabalho que o necessário para a sua operação crescer ainda mais. Por isso, conheça agora tudo, e somente, aquilo que os seus relatórios de estoque precisam ter:

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Por que fazer?

mulher sentada com os cotovelos na mesa e apoiando o rosto com as mãos em posição pensativa. Ela está rodeada de caixas.

O primeiro motivo para você criar relatórios é que, quando falamos de estoque, estamos falando de dinheiro empregado. E eu acho que você não quer sofrer com um investimento encalhado em produtos que não vão ter saída, não é?

Da mesma forma, deixar de lucrar porque alguma confusão te deixou sem produtos não é nada interessante.

O segundo ponto – que eu considero o mais importante – é que comparando os relatórios de estoque em conjunto com outras informações, eles funcionam como uma ferramenta gerencial. Com eles você vai saber onde está cada centavo gasto com estoque e embalagens, para onde esse dinheiro está indo e quando será necessário fazer um novo investimento.

Com uma tomada de decisões certeira, pode se preparar que rupturas vão virar coisa do passado e você conseguirá identificar problemas vindos de longe.

E para entrar nessa nova era, veja o que precisa ter no seu relatório:

inventario-relatorios-estoque-mulher-anotando

Como você já deve estar esperando, esta é a primeira etapa dos relatórios de estoque e também costuma ser a mais trabalhosa. Mas eu prometo que é só de início.

Falo isso porque, mesmo com um controle de entregas com integração logística utilizando ERP, por mais que todo mundo diga que tudo é feito de forma automática, os primeiros passos não são bem assim.

O sistema consegue mapear todos os produtos que você tem e a cada venda vai dando baixa, mas as mercadorias não entram sozinhas. Você vai ter que cadastrar cada produto que você já tem. Só depois disso os seus relatórios de estoque passam a ser atualizados de forma instantânea.

Para fazer esta organização de cadastro, duas orientações são bem vindas:

1. Escolha o momento certo: nem adianta tentar fazer a catalogação do seu inventário em horário de funcionamento da empresa. São produtos entrando, saindo, sendo manuseados… vai ser impossível. O ideal é que você faça no final de semana ou depois do expediente;

2. Separe os produtos de cada canal: a maior parte da confusão nos relatórios de estoque é a mistura dos produtos. Você tem X unidades de algo e colocou todos eles disponíveis no e-commerce. Daí o seu vendedor pega um e vende para o cliente que está na loja física. Quando aparecer um cliente querendo comprar no e-commerce e cadê? Não existe. Vamos ficar combinados que estoque do site é estoque do site, estoque da loja física é da loja física, ok?

#DicaAmplia: Se você vender em marketplaces como o Mercado Livre a situação é ainda pior porque para ter uma reputação verde, pode ter no máximo 3% de cancelamentos. Entenda melhor este sistema e veja como ser sempre recomendado no texto sobre como melhorar a reputação no Mercado Livre.

3. Categorize os seus produtos: mesmo que você já tenha encontrado um segmento ideal para vender na internet, ainda assim existem produtos distintos dentro deles. Se for moda, por exemplo, você pode separar por estações ou gênero. Para e-commerce alimentar, criar categorias de acordo com a data de validade… Isso vai te ajudar muito, não somente na contagem, mas para encontrar as demais informações do produto;

4. Organize o espaço físico: parte do benefício de se criar relatórios de estoque é a organização, que deve começar desde já. Delimite um espaço para cada categoria criada e certifique que eles fiquem apenas nele, sem nenhuma caixa fora do lugar. Uma outra dica bacana é que, se no seu galpão tiver duas entradas, utilizar uma extremidade para carga e outra para descarga. Os produtos com mais rotatividade ficam mais perto da saída.

O que deve ter no seu registro inventário de estoque

Agora que já está tudo certo para dar início ao seu inventário, já vou te passar aqui todas as informações que você precisa mapear. Assim não vai correr nenhum risco de você deixar passar algum dado e ter que voltar produto a produto para coletar:

  • Código EAN: mais conhecido por código de barras, é ele que tem todas as informações da mercadoria. Muitas vezes, itens idênticos têm códigos diferentes por algum mínimo detalhe, mas que fazem toda a diferença (smartphone com 64 ou 128Gb de memória).

  • SKU: O problema do código de barras é que ele tem 13 dígitos, o que fica bem inviável para a operação dentro da empresa. Por isso é interessante você criar códigos internos – Produto 1, Produto 2…

  • Descrição: para não deixar nenhuma dúvida sobre o que se trata, é sempre bom colocar também uma descrição do produto. Isso serve até mesmo para a rotina na loja física: quando o vendedor passar o código de barras, só vai saber que o EAN X e SKU 1 se trata do “SMARTPHONE SAMSUNG GALAXY S20 256 GB” com essa descrição.

  • Quantidade: este tópico nem precisa de muita explicação, não é? Só sabendo quantas unidades tem será possível dar baixa e acrescentar novas encomendas que chegarem;

#DicaAmplia: Todo marketplace onde você for cadastrar o seu produto exige código EAN. Se você compra produtos para revender, eles vêm direto do fornecedor. Se possui uma fabricação própria, no texto sobre “código EAN: tudo o que ele oferece para o e-commerce” te mostro como criar um.

Com todas essas informações coletadas, será possível dar o próximo passo na elaboração dos seus relatórios de estoque:

Estoque mínimo e máximo de cada produto

mãos femininas acompanhando tabela e fazendo cálculos em uma calculadora cinza.

Esta é a parte onde eu disse que os relatórios de estoque podem servir para algo ainda maior dentro da gestão da sua operação. Mais que apenas a quantidade de produtos no inventário, com ele também será possível saber exatamente quando e quanto você vai precisar comprar itens de reposição. Nenhum a mais ou a menos.

Para isso temos dois cálculos bem simples que o próprio sistema de ERP consegue fazer. Mas se você ainda não se convenceu à adquirir um, com conhecimentos básicos de Excel na criação de fórmulas também é possível:

Cálculo de estoque mínimo de produto

1. Colete o número de vendas de cada item nos meses anteriores:

(Janeiro) 47
(Fevereiro) 52
(Março) 78
(Abril) 59
(Maio) 103

2. Faça uma média ponderada: aqui você vai determinar pesos para cada mês com base no quanto ele representa um mês típico no seu negócio. Se você tem um e-commerce de cosméticos, por exemplo, sabe que os primeiros meses do ano são mais fracos. Da mesma forma, março (dia da mulher) e maio (dia das mães) tem um aumento nas vendas por conta do calendário sazonal.

(Janeiro) 47 peso de 15%
(Fevereiro) 52 peso de 20%
(Março) 88 peso de 25%
(Abril) 61 peso de 35%
(Maio) 103 peso de 15%

class=”has-text-align-center”>((Mês1peso1) + (Mês2peso2) + (Mês3peso3) + (Mês4peso4) + (Mês5*peso5))
Somatória dos pesos

((470,15) + (520,2) +(880,25) + (610,35) + (103*0,15))
((0,15) + (0,2) + (0,25) + (0,35) + (0,15))

((7,05) + (10,4) +(22) + (21,35) + (15,45))
1,1

76,25 = 69,32 → Aproximadamente 70 vendas/mês
1,1

3. Descubra quantas vendas você faz por dia: é só pegar o número anterior e dividir por 30.

70/30 = 2,33 → aproximadamente 4 produtos/dia

4. Determine o tempo de entrega do seu fornecedor: fazendo a relação de produtos vendidos/dia pelo tempo que o fornecedor leva do momento em que você faz o pedido até ele chegar no seu estoque, será possível determinar o estoque mínimo.

Vou considerar que ele leva 7 dias:

Estoque mínimo = 7 * 4 = 28 produtos

Isso indica que, para que você não corra o risco de ficar sem produtos para vender, quando tiver o estoque mínimo de 28 unidades já tem que tratar logo de fazer o seu pedido para não correr o risco de ficar sem ter o que vender.

Cálculo de estoque máximo de produto

Uma vez calculado o estoque mínimo, fica bem mais simples a quantidade máxima que você precisa ter em estoque para não ficar com muito dinheiro parado:

Estoque máximo = estoque mínimo + lote de reposição

Quanto menores os seus pedidos aos fornecedores, mais vezes você vai ter que pagar o frete, além que uma quantidade pequena não costuma dar muitos descontos. Pensando nisso, eu indico que você faça compras que dê para um mês. Mais que isso também não é interessante porque dependendo do produto, ele pode ficar defasado.

Estoque máximo = 70 + 28
Estoque máximo = 88 produtos

Isso quer dizer que o ideal é que você tenha no máximo 88 produtos em estoque. Claro, em casos excepcionais como, neste caso, o dia das mães, é bom ter uma quantidade extra.

Fornecedor

mulher rodeada de caixas falando ao telefone enquanto faz anotações no tablet.

Já que estou falando em fornecedor e pedidos, vou encerrar este texto com uma dica de ouro para os seus relatórios de estoque: deixe cadastrado todas as informações dos seus fornecedores.

Isso vai facilitar muito a sua vida. Você sabe que na dinâmica da operação, nem sempre é a mesma pessoa que vai fazer a encomenda. Além disso, criar uma agenda com o contato de cada fornecedor parece bem pouco prático. Concorda?

Para absorver o máximo dos seus relatórios de estoque, não custa nada deixar informações como:

  • Nome de registro da empresa: este é o nome que vai constar na NF emitida. Com essa informação vai ficar bem mais fácil procurar em registros;
  • Nome fantasia da empresa: é o nome que está na fachada do negócio e como ela é popularmente conhecida. Para não dar nenhuma confusão quando você pedir para alguém comprar algum produto do fornecedor, é ideal que tenha os dois nomes;
  • Nome da pessoa responsável: geralmente todos nós temos um representante comercial dos fornecedores que nos atende mais. São eles quem já conhecem o que costumamos comprar, as formas de pagamento e até costumam dar algum benefício. É interessante ter também o nome desta pessoa.
  • Telefone e e-mail de contato: isso vai depender muito de como é a relação entre vocês. O que vai ser utilizado aqui é aquele canal onde você costuma fazer os pedidos;

Obs: Mesmo que o pedido seja feito por telefone,é bom pedir uma confirmação por e-mail para registro.

Relatórios de estoque na prática

Basicamente, são estes os ítens que devem compor os relatórios de estoque. Mas se estes pontos são o bastante ou não para a sua empresa, só você pode dizer. Existem ainda várias informações que podem ser colocadas:

  • Informar quantos produtos vem em cada caixa é bem interessante para quando for vender em quantidade;
  • Pode ser que você tenha pintado no chão quadrantes para segmentos distintos de produtos… neste caso, essa informação também precisa estar nos relatórios de estoque para maior identificação.
  • Outra informação que é bastante comum de conter são aqueles produtos que já foram pedidos, mas que ainda não chegaram no estoque. Neste caso, sugiro colocar também a data prevista de chegada.
  • Quando se trabalha com produtos nacionais e internacionais também é interessante colocar esta informação, já que isso impacta no prazo de frete e burocracias com o Siscomex.

Exemplo de relatório de estoque

Com tudo o que eu disse aqui, resolvi criar eu mesmo um relatório de estoque para você se orientar ao criar o seu:

tabela feita no excel que diz respeito ao relatório de estoque para um e-commerce hipotético.

E então, pronto para colocar em prática no seu negócio que acabou de aprender? Tenho certeza de que sim. A partir de agora, você não vai perder mais uma venda por falta de estoque e nem ter produtos em excesso – a não ser como no caso deste exemplo, quando o fornecedor está com o pedido em atraso.

Neste caso, sinto muito mas não tem muito o que fazer de imediato a não ser esperar que o seu produto chegue o quanto antes. Logo depois disso, sei que essa é uma decisão difícil, mas creio que você deverá cortar as relações com este parceiro. Não depois de todo este trabalho na elaboração dos relatórios de estoque, correr o risco de colocar a saúde do seu negócio em perigo.

Se você também está insatisfeito com seus parceiros ou simplesmente quer ter mais uma opção para negociar, descubra como encontrar bons fornecedores.

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