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Como fazer controle de entregas com integração logística?

Falar de integração logística e controle de entregas é falar sobre sucesso. Todo mundo pensa em como lidar com o fracasso e como contorná-lo, mas os problemas do sucesso são tão importantes quanto.

Um e-commerce que entrega bem é um e-commerce que tem recorrência. Quanto mais recorrência, mais vendas. Pode ser que hoje o seu negócio consiga fazer todas as entregas sem problemas, mas e quando chegar ao patamar de atender centenas de pedidos/dia? Sendo mais direto: seu e-commerce é escalável?

Só uma planilha no Excel não vai dar conta do recado. E é aí, quando tudo começa a dar certo, que você vai precisar de um controle de entregas com integração logística.

Mas como fazer essa integração de um jeito profissional e simples? É o que vou te mostrar agora. Vamos falar sobre sucesso?

A integração logística garante o e-commerce escalável

WORKSHOP VAREJO DA CONSTRUÇÃO

Se você garante a qualidade do produto e sabe como precificar no e-commerce, com certeza o volume de entregas da sua loja só tende a crescer. E uma vez que isso acontece, ele raramente diminui.

Mas é justamente quando os pedidos estão aumentando que surgem os principais problemas no controle de entregas. Um produto que foi faturado errado, vendido sem ter em estoque, atrasos, falhas no giro no estoque e falta de comunicação entre produção-pedidos-envios são alguns fatores que dificultam a escalabilidade do e-commerce.

Para não sofrer com isso, a melhor maneira é fazer uma integração logística – ter a visão total do que está acontecendo com as suas remessas desde a hora que o pedido é feito até o momento da entrega, com processos automatizados para te auxiliar nesse trabalho.

Isso não é nem de longe impossível, só requer uma sinergia entre o que a plataforma de e-commerces oferece e um ERP.

Mas como funciona a relação entre plataforma e ERP em e-commerces? Como a integração logística realmente acontece? Vou te mostrar nos tópicos seguintes.

Como fazer o controle de entregas com um ERP

Como você deve imaginar, o controle de entregas eficiente não é um ponto no final da operação, mas uma linha inteira de atividades, que vai desde a entrada de mercadorias até chegar na transportadora.

Nesse sentido, a única forma de fazer um bom controle de entregas é através da integração eficiente entre o que a plataforma te oferece e o que um ERP proporciona.

O ERP vai ajudar o seu e-commerce a ter uma operação mais organizada e ainda economizar, já que só as etapas de estoque e armazenagem correspondem a 37,4% dos gastos de uma loja virtual, segundo a Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm).

As funcionalidades que a plataforma de e-commerce oferecem são bem amplas, mas alguns pontos de organização vão além do seu escopo. Controle de estoque, por exemplo. Além do acompanhamento em tempo real das remessas, emissão automática de nota fiscal… Tudo isso requer a atuação de um operador – que pode ser humano ou automatizado.

Hoje há vários sistemas de ERP no mercado. Ao escolher, você precisa levar em conta a relação dele com a sua plataforma de e-commerces – o que um oferece que a outra não consegue entregar, e se é possível fazer a integração. Veja a seguir o que os ERPs normalmente entregam:

Controle de Pedidos

Imagem futurista de uma mão prestes a tocar uma tela com ilustração que mostra as partes de um sistema ERP.

No quesito simplificação e automação de processos no controle de entregas do seu e-commerce, é aqui que você vai observar as maiores transformações.

Mesmo que para o seu cliente o processo pareça simplesmente comprar-confirmar pagamento-entregar, nós dois sabemos que não é bem assim. E no meio dessas etapas é onde surgem os maiores erros e também aqueles mais difíceis de identificar.

Veja a timeline da interação entre ERP e plataforma de e-commerce do cadastro de um cliente até a compra chegar na casa dele:

1. O seu cliente faz o cadastro no seu site: o sistema reúne todas as informações necessárias para a emissão de nota fiscal – especialmente o CPF e o endereço de cobrança;

2. Ele fecha um pedido: o cliente vai escolher o método de pagamento de preferência e gerar um pedido, que é integrado ao ERP para dar continuidade nos passos. A plataforma de e-commerce junto com o sistema antifraudes vai confirmar o pagamento – se estiver tudo certo, o ERP integrado já dá baixa no estoque;

2.1 Caso o pagamento ou dados não sejam confirmados: é enviada uma mensagem informando o ocorrido e sugere outras formas para fechar o pedido;

3. É emitida a Nota Fiscal Eletrônica: assim que a plataforma de e-commerce autoriza o pagamento e confirma o pedido, o ERP gera a NF-e, que no mesmo instante é arquivada no sistema para controle interno e disponibilizada para o seu cliente – atenção: alguns ERPs não vêm com a funcionalidade de e-mails transacionais, pois esse serviço é tradicionalmente da própria plataforma de e-commerce.

3.1. O pedido é preparado: com todas essas informações organizadas, fica mais simples conferir e embalar pedidos. A preparação das remessas, que é feita por pessoas, fica mais simples e com menos chance de erros.

4. Controle de expedição: o pedido é enviado à empresa responsável e é agendada a coleta do produto para envio assim que ele estiver pronto;

5. Controle de frotas: a entrega é acompanhada em tempo real, identificando possíveis erros que esteja causando o atraso e criando rotas mais inteligentes;

Viu como a integração logística de todos esses fatores que envolveriam o contato com diversos setores diferentes (além de muito tempo),ficam mais organizadas com um sistema ERP? Isso é ideal para deixar tudo mais fácil e diminuir erros entre as etapas, facilitando na hora de fazer o inventário, controle de entrada e saída e planejamento de datas.

Além disso, um sistema de controle de entregas utilizando o ERP possui muito mais possibilidades, tudo vai depender do que a operação do seu e-commerce precisa. Em vários pontos a ação humana ainda é necessária, mas ela se torna mais assertiva justamente por conta da organização.

Você pode, por exemplo, cadastrar vendedores e calcular automaticamente a comissão deles, ou ainda sincronizar o sistema com seus fornecedores. Assim sempre que algum produto estiver acabando, a solicitação de pedidos é feita automaticamente. E ainda é possível controlar a produção de produtos, caso você mesmo produza o que vende e não apenas revende.

Transparência com o Cliente

Foto lúdica de um empresário apertando uma mão que está saindo da tela de seu computador, representando uma boa relação com seu cliente.

Principalmente nos dias de hoje, quando todos estamos mais ansiosos, um controle de entregas eficiente e que cumpra prazos do e-commerce é imprescindível.

Mas parece que muitos empresários ainda não entenderam ou não sabem como otimizar a entrega: segundo o Procon, as principais queixas em relação ao e-commerce neste ano foram a demora na entrega do produto (45%) e a não entrega da mercadoria por questões logísticas (27%).

E não basta cumprir o prazo. Você pode estar com todas as etapas em dia, mas caso não informe o passo a passo ao seu cliente, ele vai continuar inseguro em relação à integridade do seu e-commerce e, em casos extremos, até cancelar a compra por falta de informações.

A melhor maneira de lidar com isso é através de e-mails transacionais, que também funcionam como relacionamento com o cliente. Eles são enviados diretamente pela plataforma de e-commerce, mas com todas as informações que o ERP traz e a organização que ele proporciona. É possível ir além nesse canal e encantar o cliente com mais facilidade.

Além disso, acompanhando e trabalhando a rota, você e a sua transportadora podem reduzir custos com combustível e pedágios, além de diminuir o prazo de entrega, que contribui em 33,4% na decisão de compra do seu cliente, segundo pesquisa realizada pelo SPC Brasil.

Ainda com dados dessa pesquisa, a opção de retirada na loja física influencia em 31,3% na experiência do seu cliente, e só uma integração logística entre a loja física e online consegue organizar isso.

#DicaAmplia: Caso você não tenha loja física, pode fazer a integração logística para entregar em uma das unidades dos Correios, se essa for melhor opção para o seu cliente.

Controle de remessa

Foto de um celular escrito ERP na tela e, ao fundo, gráficos representando a dashboard de um sistema desses.

Até aqui eu te mostrei como um controle de entregas com o auxílio do ERP pode otimizar várias etapas do seu e-commerce e também melhorar a relação com os clientes. Mas agora vou te mostrar como ela também é uma potente ferramenta de gestão:

  • É simples: em uma dashboard simplificada são apresentados de maneira visual com gráficos e estatísticas todas as informações mostradas até aqui, identificando possíveis problemas na produção e trabalhando os pontos fracos do negócio;

  • É versátil: a maioria dos controles de integração com ERP hoje em dia são armazenados na nuvem e com versão para desktop e app, então você pode gerenciar o seu e-commerce de qualquer lugar e a qualquer hora, sem precisar se deslocar até o escritório;

  • Você escolhe quem tem acesso às informações: você, como gestor, tem uma visão completa de todos os departamentos, mas pode segmentar quem pode acessar cada parte. Um vendedor tem acesso às suas vendas e comissões, já o setor de contabilidade da empresa apenas à parte administrativa, por exemplo;

  • Deixa a sua empresa em dia com obrigações fiscais: as leis e taxas mudam e se atualizam constantemente, principalmente quando você vai fazer postagens para outros estados. Com um sistema desses você não tem que se preocupar com isso e nem com quais documentos necessários para o transporte de cargas.

  • Auxilia na sua gestão financeira: uma das funções essenciais que você deve procurar em um sistema de controle de entregas com integração logística é em relação à funções que auxiliam na saúde financeira do seu e-commerce. Entre eles, algumas funções são relatórios de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e integração com bancos e fornecedores.

Mas então, qual o ERP certo?

Foto de um empresário de costas com dúvidas, colocando a mão na cabeça. De frente para ele há fórmulas e esquemas de estratégias.

Resposta curta: o ERP ideal é aquele certo para você e para sua operação.

A resposta é longa e um pouco mais complexa. Escolher um ERP é um processo principalmente de análise. Você precisa entender primeiro quais as funcionalidades que a sua plataforma de e-commerce já oferece.

Depois disso, você precisa entender quais são os pontos que você gostaria de trabalhar melhor, mas que fogem do escopo e das possibilidades da plataforma.

Em poucas palavras, a plataforma de e-commerces se encarrega de vender e integrar canais de vendas. Ou seja, a parte comercial. Enquanto isso, o ERP cuida da gestão e controle da operação. Vendendo ou não, ele ainda atua e oferece vantagens competitivas.

Analisando o que sua plataforma faz e o que mais você precisa, fica mais fácil escolher o ERP certo, aquele que entrega exatamente as funcionalidades que você está precisando.

Aqui no Amplia Vendas, é fácil “plugar” vários tipos de ERP. Trabalhamos integrações com a Razem Gestão, Peggasus, Bling, Cronos, Tiny, dentre outros.

O que uma plataforma de e-commerces precisa oferecer é isso: a possibilidade de integração. Senão todo esse trabalho de integração logística e controle de entregas não será viável. Pense nisso antes de fechar, ok?

Já que estamos nesse assunto, queria te convidar a continuar essa conversa no nosso texto sobre o frete fixo dos Correios. Lá explicamos como fazer um contrato com os Correios e começar a economizar nos envios. Vem ver!