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O que é Sintegra e o que ele faz?

Todo mundo que planeja vender na internet precisa entender de verdade o que é o Sintegra.

Digo isso porque, diferente da idéia que muitos tem – “é só mais uma burocracia”, “mais uma obrigação do governo”, “só vai me dar trabalho” – o sistema simplifica o seu negócio e abre muitas portas.

Até o final desse texto você vai saber certinho o que é o Sintegra, pra que serve e como cadastrar o seu negócio. Isso eu te garanto desde já. Mas queria de convidar também a ler com a mente aberta, porque quero te mostrar que, além de necessário, o Sintegra vai facilitar muitos processos de e-commerce.

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Vamos começar?

O que é o Sintegra?

Logotipo dourado com fundo branco do Sintegra.

Bom, o nome “Sistema Integrado de Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços” que origina a sigla parece bem complicado. Mas entender o que é Sintegra é bem mais fácil que lembrar de tantos nomes, pode acreditar.

O Sintegra surgiu na década de 90 para facilitar o trabalho de empresas ao registrar as informações de entrada e saída de dinheiro e mercadorias entre estados por meio do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Desde 2003 esses dados devem obrigatoriamente ser enviados todo mês para a análise pelo fisco estadual , que fica responsável monitorar a regularidade do seu negócio.

Caso esteja tudo certo, além de ficar em dia com o governo, toda a operação contábil do seu e-commerce ficará bem mais simples. Caso contrário, as penalidades são bem grandes, te impedindo de emitir Notas Fiscais e travando o seu negócio em vários aspectos.

Para entender melhor sobre isso, precisamos discutir o que o Sintegra faz e em que ele interfere no seu negócio:

Pra que serve o Sintegra?

Agora que você já sabe o que é o Sintegra e que ele é obrigatório, vamos aprofundar mais um pouco o assunto para você aproveitar ao máximo esse sistema e também evitar qualquer prejuízo.

Sem dúvidas, o ponto mais importante é que apenas através de um cadastro atualizado no Sintegra o seu e-commerce conseguirá emitir uma Nota Fiscal.

Sem uma NF eletrônica é impossível despachar produtos e também integrar marketplaces. Por isso quando você for se cadastrar na Americanas por exemplo, já pode estar preparado que eles vão pedir a sua inscrição no Sintegra.

Mão feminina segurando Nota Fiscal de alguma loja online. A sua frente á uma tela de computador mostrando um marketplace.

Mas além da emissão de NF, o Sintegra também serve para facilitar na declaração de Imposto de Renda, auxiliar na organização do seu negócio, comprova dados contábeis em bancos e repartições públicas ao pedir um empréstimo ou condições de pagamento diferenciadas, por exemplo.

Até aqui acho que ficou bem simples entender de modo geral o que é o Sintegra e pra que ele serve. Mas ainda existem algumas situações específicas:

MEI precisa ser cadastrado no Sintegra?

Na verdade não. Como eu disse, o Sintegra está diretamente ligado ao ICMS, e como o Microempreendedor Individual (MEI) já paga todos os seus impostos de forma unificada e não tem a obrigatoriedade de enviar Notas Fiscais para pessoas físicas, ele também não precisa comprovar suas atividades no Sistema.

Mas antes de abrir o seu e-commerce como MEI, fique sabendo que apesar de não ser obrigatório, a emissão de NFs é exigida por muitos marketplaces e recomendada para evitar problemas em blitz de mercadorias. Com tudo isso fica a pergunta: será que vale a pena para um e-commerce ser MEI? Eu tenho um texto exclusivo para te responder a essa pergunta.

Além do caso das MEIs, empresas que já entregam o EFD (Escrituração Fiscal Digital ou ainda Speed ICMS) não são mais obrigadas a enviar o Sintegra, segundo documento publicado pela própria Receita Federal:

“Conforme Protocolo ICMS nº 177/2013, os arquivos do SINTEGRA podem ser dispensados pela legislação estadual para os contribuintes obrigados à EFD-ICMS/IPI. O contribuinte deve verificar a legislação estadual da Sefaz de domicílio do estabelecimento.”

Principais penalidades a respeito do Sintegra

Como estou falando de uma obrigação para qualquer e-commerce e empresa que ofereça produtos ou serviços, parte de saber o que é o Sintegra é também conhecer quais são os principais erros cometidos para se preparar.

A Receita Federal possui um sistema de inteligência que analisa mensalmente o envio dos seus dados no Sintegra e consegue fazer uma varredura e cruzamento das transações (suas e de terceiros como fornecedores e clientes) nos últimos cinco anos.

Com isso identifiquei as principais irregularidades e suas penalidades:

  • Vendas por cartão de crédito sem Nota Fiscal: pagamento dos impostos dessas transações e multa de 40% do valor não pago de ICMS + 75% sobre os tributos federais;

  • Não declaração da Sintegra: inscrição estadual bloqueada + multa por infração que varia de estado para estado;

  • Cadastro Incorreto de Produtos (código de tributação de IPI, CEST, CST…): é aplicada a mesma multa da não declaração, porém a sua inscrição estadual não será bloqueada.

Como fazer o cadastro no Sintegra?

Agora que você já sabe todos os detalhes sobre o que é Sintegra, chegou a hora de fazer o seu cadastro. Na verdade, assim como tudo o que envolve ICMS, os procedimentos e documentos necessários também variam de estado para estado.

No próprio site do Sintegra há uma página específica onde estão os links das Secretarias da Fazenda de cada estado. A Partir dela você pode dar os seus próximos passos em direção ao seu cadastro. Caso ache complicado, há também sempre a opção de contactar o seu contador.

Depois do seu cadastro pronto, basta pode consultar a sua Inscrição Estadual no próprio site do Sintegra para assegurar que ocorreu tudo certo. Essa verificação acontece em quatro passos simples:

  1. Acesse o site http://www.sintegra.gov.br/;
  2. Selecione o seu estado;
  3. Preencha com o seu CNPJ e as letras de verificação os campos pedidos;
  4. Clique em “Consultar”
Consulta de Inscrição Estadual pelo Sintegra com maioria de dados ocultados. Foco em na situação cadastral como ativa.

Há várias informações cadastrais no documento de IE do Sintegra, mas a que você deve observar é sobre a Situação Cadastral. Se estiver como “ativo”, está tudo certo e já pode partir para a próxima etapa.

Como validar as transações do mês no Sintegra?

Agora chegamos ao último passo para você entender de ver o que é Sintegra e tudo que a envolve, que é como validar as transações de cada mês no sistema. Na verdade esse procedimento leva alguns passos, o que pode tomar um tempo, mas nada muito complicado. Veja só:

  1. Acessar a página “downloads” no site do Sintegra e baixar os programas Validador Sintegra e TED:
Captura de tela da página de downloads do site Sintegra, mostrando os programas “Validador do Sintegra” e “TED”.

2. Abrir o TED e inserir os seus dados:

Tela inicial do programa TED para auxílio no Sintegra. Nos campos e-mail e pasta para recebimento há dados hipotéticos.

3. Na aba “testar” escolha o órgão de transmissão de acordo com o seu estado e a opção cv57/95val2003 no tipo de documento ao qual deseja testar a transmissão. Depois disso clique em “encerrar”.

Agora quando você for exportar o seu arquivo no validador Sintegra, ele já estará configurado para o seu estado.

Tela da aba “testar” do programa TED para auxílio no Sintegra, supostamente mostrando dados de uma empresa de Minas Gerais.

4. Abrir o programa Sintegra e procurar o arquivo magnético em formato .txt gerado pelo seu sistema ERP ou qualquer outro sistema de gestão empresarial. Depois Clicar em “validar”:

 Tela inicial do programa de computador “validador sintegra” na sua versão de 2017 (mais recente).

Caso esteja tudo certo, na próxima página que irá surgir a mensagem “ARQUIVO ACEITO”. Nesse caso, basta clicar em “gerar mídia” e enviar, então ele já será transferido para os fiscos estaduais.

Bom, muitas vezes tendemos a olhar alguma obrigação jurídica com maus olhos, ou ainda cumprimos sem saber ao certo do que se trata. Esse é o pior dos erros, pois em qualquer atitude em relação ao seu negócio que é tomada sem um propósito, oportunidades podem ser perdidas.

E o meu propósito com esse material é que você tenha entendido o que é Sintegra, quais as suas principais características, funções e, principalmente, que isso tenha agregado de alguma forma nos seus planos juntos à sua loja virtual.

E agora que você já está expert em Sintegra e sabe como fazer o seu cadastro, está pronto para atender a uma exigência para vender nos maiores marketplaces. Então só falta saber qual deles é o melhor para o seu negócio… Na verdade não falta mais: nesse texto aqui eu faço um ranking com vários deles e te ajudo nessa escolha.

Boas vendas e até mais!

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