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Gestão de compras e gestão de fornecedores: como fazer?

Sem um trabalho de gestão de compras e gestão de fornecedores, dificilmente você vai conseguir sucesso em um e-commerce. Aliás, em qualquer empresa de varejo, online ou física.

O objetivo de qualquer e-commerce é vender. Mas nem de longe esta é a principal atividade do negócio. Com investimentos e estratégias certas, as vendas vão vir naturalmente.

Agora, ter o que vender, e essa sim é a etapa mais complicada.

É mais fácil identificar isso quando digo que sem uma gestão de compras o seu orçamento vai ficar bem comprometido: o risco de sofrer com a falta ou excesso de estoque vai ser bem maior e, além disso, não vai ter como garantir um produto de qualidade ao seu cliente, que pode nunca mais voltar.

Já sem uma gestão de fornecedores é mais complicado conseguir encontrar e mapear os melhores do mercado. Mesmo quando você já tem os seus, se não cuidar dessa relação, não acompanhar para certificar que ela ainda é viável ou contar com um “plano b”, os prejuízos vão te assombrar mais uma vez.

Então já entendemos juntos: pela saúde do seu e-commerce será necessária uma boa gestão de compras e gestão de fornecedores. E para facilitar o seu trabalho, já preparei uma listinha aqui com o que precisa ter na sua:

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Gestão de compras

Quando a gente ouve qualquer outro empreendedor de e-commerce reclamando que está tendo problemas com falta ou excesso de produtos no estoque, geralmente cometemos o vício de associar isso simplesmente à falta de organização.

Esse desespero é ainda maior quando falamos de quem trabalha com perecíveis, como é o caso do e-commerce alimentar e supermercados online. Mas também atinge a todo mundo. Uma pessoa que está aprendendo como vender bijuterias pelo Instagram mesmo, se comprar mais que devia agora, vai ter vários produtos parados.

Em três meses a moda muda completamente e aí? Como fica?

Não estou isentando deste empreendedor da responsabilidade. Mas muitas vezes, o que falta nem é a organização. É conhecimento. Com essas três métricas extremamente simples que eu vou ensinar agora, qualquer um é capaz de fazer uma gestão de compras satisfatória. Só que essas pessoas não a conhecem, então acabam sendo uma das 6 a cada 10 lojas online que fecham antes de um ano.

Para não participar dessa estatistica, faça os cálculos:

Como saber quanto comprar?

foto aproximada de uma nota de R$100 e oura de R$50.

Parece jogo de adivinhação, mas não é. Saber exatamente quanto você precisa comprar para ter uma rotina tranquila é o primeiro ponto que deve ser levantado na sua gestão de compras e está a alguns cálculos de distância.

Como sempre fica mais fácil absorver o conteúdo com exemplos. Vou pegar este caso da pessoa que está começando agora com suas vendas de bijuteria, mas que a aplicação serve para qualquer negócio.

A regra aqui é que o seu estoque precisa estar entre esses dois extremos:

Estoque mínimo

Eu sei como a prudência é essencial nos primeiros passos com um negócio. Muitas vezes depositamos quase todas as nossas economias e correr riscos não é uma opção. Mas aí é que muita gente peca em acreditar o bastante, comprar menos estoque, os clientes chegarem e não ter o que vender.

É aqui que entra o estoque mínimo. Esses seguintes passos vão determinar a quantidade mínima necessária para nunca faltar nada:

1. Faça a média de venda dos meses anteriores:

Mês 1: 83
Mês 2: 97
Mês 3: 104
Mês 4: 79
Mês 5: 113

(83) + (97) + (104) + (79) + (113)
5

476 = 95,2 → Aproximadamente 96 vendas/mês
5

2. Divida por 30 para saber a média de vendas/dia

96/30 = 3,2 → aproximadamente 4 produtos/dia

3. Consulte o prazo médio de entrega do seu fornecedor e faça a relação vendas/tempo de recebimento:

Vou considerar 9 dias:

Estoque mínimo = 9 * 4 = 36 produtos

Para o exemplo, agora você já pode colocar no seu relatório de gestão de compras que o seu estoque mínimo é de 36 produtos. Ou seja, quando você perceber que só tem 36 unidades de um colar específico já precisa fazer o seu próximo pedido urgente.

#DicaAmplia: O ano está cheio de datas que incentivam as vendas. No segmento de bijuterias, por exemplo, temos o dia das mães e dos namorados – além de outros menos populares como o dia do rock e o dia da amizade. Para não perder nenhuma oportunidade, veja o meu calendário sazonal de datas comemorativas para vender.

Estoque máximo

Como a tendência é que o e-commerce só aumente a base dos clientes, é natural que todo mundo compre um pouco a mais que o estoque mínimo para ter uma margem de segurança.

Essa quantidade a mais também acontece quando você tem uma boa gestão de fornecedores. Nestes casos, volta e meia eles vêm com uma proposta irrecusável.

Mas não adianta nada comprar 300 unidades de um colar que não se sabe se serão vendidas. O melhor mesmo pode ser capital disponível para outras necessidades que podem surgir.

É para esses casos que o estoque máximo também se faz necessário na elaboração da gestão de compras:

Estoque máximo = estoque mínimo + lote de reposição

Estoque máximo = 36 + 96*
Estoque máximo = 132 produtos

*Lote de reposição é a quantidade que você costuma comprar. Eu costumo considerá-lo como a quantidade ideal para poder seguir um mês. Com um espaçamento menor que isso, este parceiro não vai conseguir te oferecer descontos, além que pagar vários fretes no mês não é nenhum pouco interessante.

Como saber quando pagar os seus fornecedores?

Foto tirada acima dos ombros de um homem de negócios mostrando ele olhando as horas em seu relógio de braço.

Uma outra questão que influencia tanto na gestão de estoques quanto na gestão de fornecedores é a data de pagamento desses produtos. A resposta mais simples é “quanto mais tarde melhor”. Assim você já vai ter vendido os produtos, tirado o seu lucro e só depois vai pagar a parte do fornecedor.

Mas, na prática, o e-commerce não funciona assim. Por mais que você tenha uma boa gestão de fornecedores, o mais comum é você pagar à vista ou com o cartão de crédito – o que para muitos pequenos negócios, vai comprometer quase todo o limite. Uma outra opção que essa boa relação pode te trazer é de dar uns 15 dias para o pagamento. Então, o que vai te caber é escolher a melhor data.

Neste sentido, pensando que 75% dos usuários parcelam suas compras, você tem duas opções, de acordo com a maior fonte das suas vendas:

  • Caso venda mais no e-commerce próprio: escolher o dia que você vai receber a parcela dos seus clientes, que é em torno do dia 10 – como somos um país de maioria assalariada, o pagamento cai no quinto dia útil, então eles colocam o dia 10 para terem uma margem;

  • Caso venda mais em marketplaces: não é uma regra, mas os principais nomes como ou Carrefour Marketplace ou se você deseja vender na B2W fazem o seu repasse uma única vez, mesmo quando você vende parcelado. Neste caso, spo precisa saber a data de repasse deles.

#DicaAmplia: No meu review dos melhores marketplaces você encontra as datas de pagamento e outras características das principais plataformas do mercado. Não deixe de conferir antes de fazer a sua gestão de compras.

Como saber o que comprar?

Foto de uma vitrine de joalheria ou loja de bijuterias. Já vários modelos dourados com pedras coloridas

O último item da sua gestão de compras é saber o que comprar. Não adianta você saber certinho quanto comprar e quando pagar, se o esforço está sendo direcionado para o que não vende.

Nesta tarefa, uma técnica que pode te ajudar bastante é a curva ABC, que tem origem na regra 80/20 de Pareto. Basicamente, essa curva mostra que 20% dos seus produtos são responsáveis por 80% do faturamento. Pode conferir que, entre todas as empresas que eu já analisei, o percentual é bem próximo a esse.

Pois bem. Sobre o que você vai comprar, a curva é desenhada da seguinte forma:

  • Grupo A | 20% dos itens representam 80% do custo em mercadorias. são aqueles produtos que têm um maior valor agregado. No caso das bijuterias, uma corrente folheada à ouro.

  • Grupo B | 30% dos ítens representam 15% do seu estoque em mercadorias: são aqueles produtos mais baratos, mas que têm grande saída. No fim das contas, você vende sempre deles e o montante dá uma quantia considerável – brinco simples com uma pedrinha apenas.

  • Grupo C | 50% dos produtos correspondem a 5% do valor a ser investido: são aqueles que não saem muito, então precisam de um investimento menor – pingente com a letra “Z”. Pouquíssimas pessoas têm o nome com essa inicial.

Observação: Este é o cenário “comum” de aquisições que deve estar na sua gestão de compras. Mas para casos específicos de vendas sazonais, você deve separar um espacinho no seu orçamento. É o caso da bijuteria que a mocinha está utilizando na novela ou chocolates em época de páscoa.

#DicaAmplia: Esse princípio de pareto funciona para praticamente tudo: 80% das suas conversões vem de 20% dos anúncios, 20% dos clientes são responsáveis por 80% do faturamento… Conheça mais sobre a regra 80 20 e o que ela tem a ver com e-commerce.

Gestão de fornecedores

Agora vamos à segunda parte deste texto, que é igualmente importante e, digo mais: a sua gestão de fornecedores está totalmente relacionada com o que falamos até aqui.

Não adianta de nada você fazer um trabalho impecável na gestão de compras, determinar o estoque mínimo, fazer o seu pedido com base nele se o seu parceiro sempre entregar atrasado ou o pedido não vier exatamente como combinado. E isso vale para tudo: as mercadorias, seu fornecedor de embalagens ou, no caso de quem produz o que vai vender, aqueles que te entregam a matéria-prima.

#DicaAmplia: Sobre embalagens para e-commerce, elas podem ser um grande catalisador da impressão que você quer causar. Conheça 17 fornecedores de embalagens personalizadas para e-commerce e conquiste os seus clientes assim que receberem o embrulho.

Neste trabalho, eu vou te mostrar como fazer essa gestão de fornecedores com uma espécie de timeline, de onde encontrar até como manter este stakeholder:

Onde encontrar fornecedores?

foto de homem com terno listrado excêntrico. Ele está segurando uma lupa na altura do seu rosto.

Claro que você já tem algum que costuma fazer negócios com a sua marca, mas você está totalmente satisfeito com o preço, condições de pagamento, qualidade do produto e de entrega? Mesmo se estiver, é sempre bom ter um “plano B” caso ele te deixe na mão.

As formas mais comuns de começar a sua gestão de fornecedores é os encontrando das seguintes formas:

  1. “Listões” de fornecedores na internet: existem vários, para todos os tipos de produtos mais vendidos na internet. E, por mais que elas podem ajudar bastante, é bom ficar com um pé atrás porque esse tipo de catálogos muitas vezes são patrocinados por quem aparece neles;

  2. Procurar no Google: se os listões não forem tão interessantes, você pode buscar por conta própria, mas eu recomendo você ir além da terceira ou quarta página. Geralmente os primeiros resultados são praticamente iguais pelo sistema de rankeamento do Google. Então, se você quer achar aquela “agulha no palheiro”, vai precisar vasculhar mais;

  3. Visitar os pólos industriais: existem cidades inteiras que são conhecidas por comportarem um grande número de produtores do mesmo segmento. No de bijuterias, temos Limeira, em SP. Mas há ainda Nova Serrada para calçados e Cabo Frio para roupas de banho, por exemplo.

  4. Frequentar eventos e feiras do segmento: já pensou em encontrar em um só lugar diversos fornecedores por m², prontos a mostrar as últimas tendências e abertos a fazer ótimos negócios? Esse é o mundo mágico dos eventos de e-commerce.

#DicaAmplia: Essas são as estratégias mais comuns de agregar mais nomes à sua gestão de fornecedores. Mas se você deseja aprofundar ainda mais a sua pesquisa, sugiro que leia o texto de como encontrar fornecedores. Nele eu te ensino como ter mais algumas cartas na manga.

Avaliando a viabilidade dos fornecedores

foto de vários pinos enfileirados. Todos são brancos, com excessão de um que é vermelho.

Encontrou vários fornecedores? Eles estão alinhados com as estratégias que você pretende executar na gestão de compras? Perfeito! Mas você já deve saber que a gestão de fornecedores não termina por aqui.

É sempre importante continuar avaliando se os fornecedores escolhidos realmente continuam sendo viáveis. Sobre isso, você já viu aqui como a pontualidade na entrega é imprescindível, mas existem mais dois pontos de análise que são necessários:

Análise financeira

Geralmente, os produtos a serem vendidos correspondem à maior parte dos gastos mensais em um negócio, mas não são os únicos. Por isso, a sua gestão de fornecedores precisa estar totalmente alinhada com toda a operação. Só a partir disso você vai saber se o negócio está viável ou não.

Voltando ao exemplo das vendas de bijuterias no instagram. Vou te mostrar como calcular, de verdade, quando sai cada produto que você está vendendo:

  • Determinar as despesas fixas e variáveis:
    • Despesas fixas: aquelas que você terá de pagar, vendendo pouco ou muito (aluguel, energia, internet, salários, marketing – se tiver um valor fixo a investir por mês…);
    • Despesas variáveis: aqueles que crescem de acordo com a quantidade vendida (produto, embalagem, frete, impostos…);
  • Determinar o índice mark-up:
    • LP | Lucro Pretendido: Vou considerar 10%. Mas para determinar certinho, leia meu texto sobre “qual é a margem de lucro ideal para e-commerces? “.
    • DF | Despesas Fixas ÷ Produtos em estoque: Supondo gastos de R$3.000 e 500 unidades = R$6,00 por unidade
    • DV | Despesas Variáveis ÷ Produtos no estoque: Suponto de R$2.000 e 500 unidades = R$4,00 por unidade

Mark-up = 100 / [100 – (DF + DV + LP)]
Mark-up = 100 / [100 – (6 + 4 + 10)]
Mark-up = 100 / [100 – 20]
Mark-up = 100 / 80
Mark-up = 1,25

  • Determinar o Preço Mínimo de Venda:
    • Pegando o caso da corrente de ouro mostrada na gestão de compras, vou considerar o custo de aquisição de uma corrente folheada a ouro como sendo R$70,00.

Preço de Venda = Custo de aquisição X Mark-up
Preço de Venda = 70 X 1,25
Preço de Venda = R$ 87,50

Isso quer dizer que, para não ter nenhum prejuízo, o valor mínimo que você pode cobrar é de R$87,50. Menos que isso já não é viável para o seu negócio. Aí entra a gestão de fornecedores: será que os seus conseguem deixar o seu negócio mais viável?

Análise de qualidade

Essa é outra parte bem delicada na sua gestão de fornecedores porque, se eles venderem algo de má qualidade, é o nome da sua marca que está em jogo. Mas felizmente, montar este relatório não tem muito segredo.

Tudo o que você precisa fazer é um trabalho de pesquisa no Reclame Aqui, nas suas mídias sociais e qualquer outro canal de atendimento disponível ao seu cliente.

As causas de reclamações são a respeito da qualidade do produto? Realmente fazem sentido? Se sim, é bom você reavaliar a sua gestão de fornecedores. Agora, se todo mundo anda satisfeito, podemos ir para o último ponto da sua gestão:

Negociando com fornecedores

foto de duas pessoas selando um acordo com um aperto de mãos. Na mesa conseguimos identificar papéis com alguns gráficos.

Se os produtos que você comprar não tem qualidade satisfatória, a única medida a ser feita será trocá-lo por outro. Agora, se o problema for o preço ou prazo de entrega, eu sempre vou te aconselhar a ter uma conversa franca com eles e expor as suas condições.

Se até o momento você sempre pagou em dia e não deu muito trabalho, com certeza eles vão querer te manter por perto e aceitar uma condição que fique interessante para as duas partes. Caso contrário, você terá que começar a sua gestão de compras lá do início, pesquisando do zero cada um deles.

No fim das contas, não posso garantir que era isso que você esperava ler neste artigo. Mas o que eu posso garantir com tudo o que vivi é que a gestão de compras e gestão de fornecedores são baseadas em relacionamento. E para isso não existe técnica. As ferramentas são só o caminho para resolver esta questão do relacionamento.

O mesmo acontece com os seus clientes: no fundo, vender é fácil. Difícil é conseguir se conectar com eles e criar uma relação duradoura. E sobre isso, quer uma dica?

Descubra tudo o que você precisa saber sobre atendimento pós venda. Porque uma venda pode sim terminar quando ele clica no “finalizar pedido”. Mas o relacionamento só está começando a partir daí.

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